Notulen van de vaste gebruikersvergadering van de Kievitslaar op dinsdag 14 september 2021

 

Aanwezig namens het bestuur:  Bart Lauwen, Stijn Sips, Peter Jong, Gerard van Fessem en Lisette Sprenkels

Aanwezig namens beheer: Rhana Saleng en Wyb Verhoek

 

Bij de ontvangst/entree hebben we geen intekenlijst klaar gelegd voor de aanwezigen, aangezien de uitnodiging voor deze avond naast de vaste gebruikers ook aan de bewoners van Effen of andere betrokkenen gericht was.

 

1. Opening

- door voorzitter Bart Lauwen

Toelichting  aan de aanwezigen voor deze bijeenkomst:

• Voorstellen van het voltallige bestuur na enkele wisselingen in de afgelopen periode. Vanwege corona hebben wij ons nog niet eerder kunnen voorstellen
• De ontwikkelingen voor het gemeenschapshuis naar de toekomst toe bespreken. Dit in verband met de onduidelijkheden die ontstaan zijn, na de berichtgeving over het stoppen van Rhana als beheerder uiterlijk per juli 2022.

 

Allereerst stelt het bestuur zich voor aan de aanwezigen;

*Bart Lauwen, voorzitter a.i.  als opvolging van de vorige voorzitter (Rien Hendrickx), woonachtig op de Rith en ouders boerderij/hoeve Overa.

*Stijn Sips, penningmeester /bestuurslid en woonachtig Rijsbergseweg in de 3-onder-1 kap woning van voorheen boer Peeters, werkzaam als financieel en fiscaal adviseur voor de zakelijke markt binnen eigen onderneming.

*Peter Jong, bestuurslid meest recent toegetreden, woonachtig in de wijk naast de school, inmiddels gepensioneerd en daarvoor bijna 40 jaar ambtenaar waaronder beheer wagenpark, zet zich graag als vrijwilliger in voor woonomgeving (zoals Kievitslaar voor behoud) en verdere omgeving d.m.v. politiek/50+

*Gerard van Fessem, bestuurslid sinds enkele jaren, woont 20 jaar ook in de wijk naast de school en werkzaam bij Curio (v.h. ROC W-Brabant) als vakspecialist loonheffingen: o.a. verantwoordelijk voor de salarisbetalingen van medewerkers, daarvoor horeca-ervaring opgedaan in café te Breda binnenstad.

*Lisette Sprenkels, secretaris / bestuurslid inmiddels langst zittend bestuurslid van huidige bestuur, woonachtig met man en 2 dochters in ook woonwijk naast de school. “Import’ in Effen na geboren en getogen in Princenhage. Bijna 30 jaar voor Rabobank / Achmea-Interpolis gewerkt en sinds juni 2021 bij verzekeraar Univé Zuid Nederland gedetacheerd in de rol Acceptant Zakelijk Brand.

Allen spreken zich uit om als vrijwilliger zich graag in te zetten voor het bestuur van de stichting gemeenschapshuis Effen ten behoeve van behoud voor de Effense gemeenschap en de (soms al jarenlange verbondenheid met) de vaste gebruikers.

 

2. Vragen/opmerkingen uit de zaal

-Frans v.d. Heuvel: vraagt of hij goed heeft vernomen dat Bart Lauwen naast zijn genoemde werkzaamheden ook onlangs benoemd is tot lijsttrekker van D66 Breda

Antw.: Bart bevestigt deze benoeming. Zijn voorzitterschap a.i. zorgt niet voor een belangenverstrengeling tussen gemeente Breda en rol binnen gemeenschapshuis, aangezien het bestuur geen subsidie-aanvrager is bij de gemeente maar zelf ‘de broek omhoog houdt’.

 

-Cees Holster/Pro Patria: is benieuwd naar 2-tal zaken;

- toekomst gericht kijken in deze bijeenkomst zoals aangekondigd: wat bedoelt het bestuur hiermee?

- uitnodiging voorafgaand aan deze avond is niet ontvangen (mail / post of iets dergelijks); door Rhana is de duivenvereniging geattendeerd op de avond

 Antw.: - m.b.t. toekomst, duidelijkheid geven aan aanwezigen over opzegging contract door Rhana zelf gedaan, communicatie hierover gedaan aan bezoekers van De Kievitslaar. Vanavond willen we duidelijkheid geven over bestaansrecht van De Kievitslaar en de vacature van beheerder die hiervoor openstaat.

• b.t. uitnodiging, vlgs gegevens van secretariaat is duivenvereniging net als overige verenigingen / vaste gebruikers d.m.v. e-mail geïnformeerd over deze avond. Na de bijeenkomst wordt het mailadres van duivenvereniging gecheckt in onze database. (Na afloopt blijkt het emailadres juist, echter wordt dit beperkt uitgelezen. Mailadres van Cees Holster genoteerd om dit het vervolg aan te houden.)

Het bestuur hoort het signaal dat de communicatie beter kan: dit pakken we als feedback op om hiermee in de toekomst ons voordeel te doen.

Afzonderlijke leden van verenigingen per mail / post of andere wijze informeren; is haast ondoenlijk vanwege de regelmatige mutaties, tevens is dit niet toegestaan vanuit AVG. Daardoor het verzoek aan vertegenwoordiging / contactpersonen van verenigingen-vaste gebruikers - etc. om “eigen achterban” te informeren als er bericht vanuit bestuur is.

 

-Hans Bijvoet/Probus ‘De Mark’: komen 2x/maand met 20-30 pers bijeen. Door Rhana gastvrij ontvangen 1^e keer en daardoor gebleven, zijn erg tevreden over gastvrouw Rhana. Zijn verbaasd dat Rhana moet stoppen.

 Antw.: Rhana heeft zelf keuze gemaakt om te stoppen, nadat we eerder dit jaar samen gereflecteerd hebben op voorgaande jaren en ook vooral naar toekomst hebben gekeken. Uit deze gesprekken heeft Rhana conclusie getrokken en besloten om het contract voortijdig te doorbreken en aangegeven uiterlijk 1 juli 2022 te willen stoppen. .

 

-Hans inwoner Vuchtschoot: zijn beeld van de Kievitslaar is dat gemeenschapshuis bedoeld is voor C&C; carnaval en condoleren. Zijn er ideeën bij het bestuur over andere mogelijkheden? ? Antw.: het gemeenschapshuis bestaat uit zalen (2) en sportveld met eigen parking. Met deze mogelijkheden is het aan de beheerder om hiermee kansen te zoeken/creëren voor de Effense gemeenschap, vaste gebruikers en anderen om meer bezetting te zoeken. De Effense gemeenschap wordt kleiner dit geldt ook van de aantallen leden bij de vaste gebruikers. Hierdoor dienen kansen verder weg gezocht te worden; buiten Effen en bij andere doelgroepen; nieuwe aanwinst qua bezetting in De Kievitslaar.

Bij de toehoorders is het beeld dat hiervoor het stichtingsbestuur een rol dient te spelen.

Antw.: deze rol/functie heeft het bestuur niet, wel het besturen op afstand naar de beheerder toe waarbij een gebouw, sportveld en parking gefaciliteerd wordt aan de beheerder om deze te gebruiken passend binnen de horecawet- en regelgeving. Om hierop een toelichting te geven, wordt de vacaturetekst aangehaald.

 

-Hans Bijvoet/Probus ‘De Mark”; vraagt zich af of het bestuur niet nog een poging wil doen om Rhana te behouden als beheerster?

Antw.: het bestuur staat open om het gesprek hierover aan te gaan met Rhana om dit nader te bespreken.

Wyb vraagt hierna het woord namens Rhana: Rhana heeft besloten om te stoppen uiterlijk 1 juli 2022. Dit besluit staat bij Rhana vast en daardoor is een nader gesprek met het bestuur voor hen (Rhana en Wyb) niet nodig om een heroverweging te maken.

-Vanuit de zaal komt een vraag over de zoektocht naar een andere beheerder; hoe gaat het bestuur dit doen?

Antw.; er wordt een vacaturetekst geplaatst op de website, social media, maar ook doet het bestuur op het netwerk van de aanwezigen een beroep. Weet je iemand/ken je iemand die geïnteresseerd kan zijn?: verwijs ze naar het bestuur of de tekst op de website.

 

-Annie de Nijs/bewoonster Overa; geeft aan eerder interesse getoond te hebben voor functie beheer en voor bestuur. Maar heeft hierop geen terugkoppeling gehad ?

Antw.: voor beheer is voor de tijd van huidige bestuurder m.u.v. Lisette. Destijds sollicitatieproces waaruit Rhana gekozen is. Dit geldt ook voor bestuur: gekozen is voor Peter Jong als bestuurslid. (Na de vergadering is met Annie besproken dat ze uitgenodigd was om kennis te komen maken met het bestuur als kandidaat voor bestuurslid, maar dat ze daar niet op in is gegaan waardoor er verder gezocht is naar een kandidaat.)

 

Aan de aanwezigen worden ideeën / suggesties gevraagd om mee te geven aan de toekomstige beheerder, zodat de bezettingsgraad van De Kievitslaar groter wordt;

• Dorpsquiz
• Tentoonstelling(en)
• Kindercarnaval – school
• Puzzeltocht (wandel/fiets) met terras
• Muziekavond (Iers)
• Zeskamp grasveld

Het bestuur nodigt iedereen uit om meer ideeën en suggesties door te blijven geven ook na deze avond. Hiermee kan een beheerder zijn voordeel doen.

We sluiten de avond af met een drankje aan tafel of bij en aan de bar.